A partir de julho, estima-se que 20 milhões de empresas estarão sujeitas à transmissão das informações trabalhistas para o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Essa obrigação caberá a todas as empresas do País, incluindo as micro e pequenas empresas (MPEs) e os microempreendedores Individuais (MEIs) que tenham empregados.

Desde janeiro deste ano, cerca de 14 mil empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões passaram a transmitir dados referentes à folha de pagamento para o sistema eSocial. Estas organizações, segundo especialistas, não vêm enfrentando muitas dificuldades por que já contam com equipe capacitada para o envio das obrigações.

Contudo, os pequenos negócios devem aproveitar os próximos dias para iniciar o procedimento de validação dos dados básicos dos funcionários e qualificação cadastral. A Receita Federal já deu declarações afirmando que não deve alterar o cronograma do eSocial. Para o contador e vice-presidente de Relações Institucionais do Conselho Regional de Contabilidade (CRCRS), Celso Luft, é melhor não ficar contando com a prorrogação dos prazos e dedicar-se ao preenchimento das lacunas exigidas na primeira fase do eSocial: nome completo, data de nascimento, número do PIS, CPF e CEP dos colaboradores.

Este é um momento simples, mas que em alguns casos pode requerer dedicação e levar tempo, avisa o especialista. "Às vezes é preciso entrar em contato com os funcionários e aguardar as informações atualizadas. Se o empregador não detalhar tudo ou não colocar os dados corretos, o responsável não conseguirá validar e transmitir pelo eSocial", alerta Luft.

A necessidade de buscar informações corretas, sustenta Luft poderá trazer preocupação em um primeiro momento, mas depois virão os ganhos. "Não é possível, por exemplo, que um empregador não tenho o endereço completo do funcionário ou tenha no cadastro apenas um telefone antigo. Isso é mais comum do que se imagina e pode gerar dor de cabeça em algum momento", comenta Luft.

Para cumprir essa exigência e fazer a transmissão de dados, adverte o gerente sênior de estratégia de negócios da Serasa Experian, Murilo Couto, é importante utilizar um certificado digital válido. A transmissão dos dados por meio de certificado digital garante a origem e autenticidade das informações. "O certificado digital padrão ICP-Brasil, do tipo A1 ou A3, precisa estar válido para que a empresa não perca os prazos fixados. Por isso, é recomendável a renovação desse documento para evitar problemas", observa Couto.

O cronograma contempla três grupos (grandes empresas, demais empresas privadas e entes públicos), sendo que cada um tem cinco fases. Quando totalmente implementado, o sistema substituirá 15 prestações de informações e reunirá informações de mais de 47 milhões de trabalhadores dos setores público e privado do País.

O eSocial não cria obrigações acessórias, apenas centraliza rotinas trabalhistas antes entregues individualmente, como o livro de registro de empregados e a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), dentre outros. Também inclui em seu sistema o envio de informações à Previdência Social, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

O objetivo é a melhora geral da qualidade das informações sobre as relações de trabalho. Se a empresa contratar um prestador de serviço pessoa física ou jurídica com algum tipo de obrigação previdenciária, tributária ou trabalhista, terá de enviar as informações ao governo imediatamente.

As penalidades do eSocial

Não enviar os dados do eSocial - R$ 500,00 por mês (lucro presumido) ou R$ 1,5 mil por mês (lucro real). Para ME/EPP há redução de 70% da multa. (art. 57 da MP 2.158-35/2001)

Empregado não registrado - R$ 3 mil ou R$ 6 mil em casa de reincidência. Para ME/EPP a multa é de R$ 800,00. (art. 47 da CLT)

Ausência de dados no registro - R$ 600,00 por empregado. (art. 47-A da CLT)

Férias - R$ 170,26 por férias não comunicadas (art. 153 da CLT)

Exames médicos obrigatórios (admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional) - R$ 402,53 a R$ 4.025,33 (art. 201 da CLT)

Afastamento temporário do trabalhador - R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 92 da Lei nº 8.212/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018)

Comunicação de acidente do trabalho (CAT) - Variável entre R$ 1.693,72 a R$ 5.645,80, aumentadas em caso de reincidência. (art. 22 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018)

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) - R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 133 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018)

Fonte: Fecomércio/SP

Fecomércio-SP pede prorrogação para a implantação

A Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (Fecomércio-SP) pediu ao governo federal a prorrogação do prazo para que microempresas, microempreendedores individuais e empresas de pequeno porte implantem o eSocial. A alegação é de que o sistema inviabiliza a adaptação das micros e pequenas empresas, pois requer treinamento e conhecimentos prévios para o preenchimento dos dados.

A entidade enviou ofícios para representantes da Receita Federal e dos ministérios da Fazenda, do Trabalho e do Desenvolvimento Social, além de outros órgãos competentes, solicitando a prorrogação da obrigatoriedade para janeiro de 2019, mesmo mês designado para os órgãos públicos.

A assessora jurídica da Fecomércio-SP, Ana Paula Locoselli, afirma que "tendo em vista que não houve a disponibilização do módulo simplificado para as microempresas, empresas de pequeno porte e MEI, existe a possibilidade de haver esta prorrogação, pois desde 2014 havia o comprometimento por parte do Governo Federal de facilitar a adesão ao eSocial para estas empresas".

Conforme a Fecomércio-SP, em 2014 o comitê prometeu a disponibilização de um módulo simplificado do sistema em caráter experimental e opcional, durante o período dos seis meses que antecederiam o início da obrigatoriedade. O problema é que o módulo não foi oferecido, e o cronograma de implantação prevê data inicial para estas empresas em julho de 2018.

A resolução determina que seja disponibilizado um sistema eletrônico online, em caráter experimental e opcional durante seis meses. "O comitê deve avaliar e disponibilizar o módulo e, portanto, alterar o cronograma", indica a assessora jurídica.

A entidade indica, no entanto, que independente da prorrogação do início da obrigatoriedade do eSocial é importante que as empresas que possuam empregados já iniciem um trabalho de conhecimento do sistema, pois a rotina das empresas passará por grandes transformações. "Há um desafio no sentido de como as empresas vão transformar a sua realidade para atender ao eSocial. Um dos primeiros trabalhos diz respeito à identificação e cadastro dos trabalhadores, que deve ser saneado antes que o sistema entre em funcionamento", complementa Ana Paula.

A especialista alerta que o eSocial pode, também, aumentar o fluxo de cruzamento de dados e, consequentemente, o controle. Conforme dados da Fecomércio-SP, atualmente somente 5% das empresas são fiscalizadas e, com o eSocial, este cenário irá mudar. "O sistema irá avisar que há uma inconsistência na informação que foi passada e acender o sinal de alerta. A fiscalização vai cruzar os dados, havendo a possibilidade de autuação on-line", aponta Ana Paula.

Pesquisa aponta desconhecimento sobre a legislação

Faltando menos de dois meses para entrar em vigor, empresas que passarão a integrar o eSocial em julho ainda desconhecem a utilização obrigatória do sistema. É o que revela uma pesquisa realizada pela multinacional britânica de software de gestão Sage com 366 companhias de pequeno porte.

De acordo com o estudo, 66,3% dos respondentes ainda não sabem o que é o sistema do governo e apenas 33,6% já ouviram falar sobre a nova forma de prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias no País. Ainda de acordo com o levantamento, apenas 9% dos entrevistados afirmam estar cientes e preparados para as mudanças previstas no eSocial.

"Os resultados da pesquisa apontam para um cenário preocupante já que o eSocial terá um impacto importante na rotina das empresas. É preciso que elas se preparem com tempo para responder às novas exigências, de forma a evitar pesadas multas que lhes poderão ser aplicadas se não as cumprirem a legislação", alerta o presidente da Sage Brasil e América Latina, Jorge Santos Carneiro.

O executivo destaca que a realidade dos donos de pequenos negócios hoje no País é árdua. Eles enfrentam uma série de desafios quase que diariamente, como a complexa legislação e a falta de recursos financeiros e humanos. "Essas condições praticamente inviabilizam que uma empresa se mantenha em compliance", diz Carneiro.

O diretor da unidade de Negócios Accountants da Sage Brasil, Elton Donato, ressalta que os escritórios contábeis terão um papel fundamental nesta etapa da implantação do novo sistema. "O contador deverá atuar como um consultor estratégico dos micro e pequenos negócios, analisando os requisitos para o atendimento da nova obrigatoriedade, identificando riscos, propondo soluções e ajustando os processos", explica Donato.

A responsabilidade para o cumprimento da nova forma de prestação de informações trabalhistas, contudo, deverá ser compartilhada entre o contador e o empregador. "É importante lembrar que o contador terá de trabalhar em conjunto com as empresas para que essa migração seja bem-sucedida. Qualquer dado incorreto, ou que não esteja de acordo com as informações registradas na Receita Federal, impedirá o cadastro no novo sistema", frisa Donato.

Grandes companhias devem enviar dados da folha de pagamento neste mês

Empresas devem ver a nova função como um sistema facilitador

Em maio começou a terceira fase do projeto eSocial, com o recebimento dos eventos periódicos das empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2016. Esse grupo está obrigado a transmitir os dados da folha de pagamento ao governo federal, fase considerada uma das mais críticas, uma vez que grande parte das movimentações nas empresas é formada por eventos periódicos.

Para o gerente de Produtos da Soluti, Lucas Vieira, empresa especializada no segmento de certificação digital, a nova função deve ser vista pelas empresas como um sistema facilitador na entrega das declarações. "O objetivo do eSocial é unificar o envio das informações do empregador ao governo sobre os seus funcionários de forma totalmente digital e desburocrática", afirma Vieira.

Além disso, ele padroniza a transmissão, validação, armazenamento e distribuição dos dados sobre as obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais de cada instituição, tudo feito sem a necessidade de deslocamento a uma unidade da Receita Federal, esclarece o especialista.

O certificado digital é a única forma de acesso ao portal do órgão. Para ser reconhecido, a assinatura deve ter validade jurídica. Ele funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.

O certificado é utilizado em duas etapas. A primeira ocorre no momento da transmissão dos dados ao eSocial, no qual é utilizado para garantir a segurança do tráfego durante a navegação na internet, e a segunda utilização ocorre na assinatura dos documentos, que devem pertencer a empresa matriz ou representante legal dela, seja como transmissor de pessoa física (e-PF) ou CNPJ (e-PJ).