Implementado no início deste ano, o eSocial requer que contadores e gestores tenham relacionamento mais próximo, para troca de informações e equalização de dúvidas de forma mais rápida e assertiva. Márcio Massao Shimomoto, presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon-SP), explica como o programa irá alterar a rotina dos profissionais.

Quais são as principais mudanças que as empresas devem ficar atentas com o eSocial?

Com o eSocial, além da centralização, as informações serão transmitidas de forma digital. É lógico que isso vai facilitar muito a fiscalização das obrigações e deixar mais transparentes as informações recebidas, deixando mais explícito o que não for lícito. Um exemplo disto é a admissão de um funcionário. Antes, as empresas recolhiam a documentação, o funcionário começava a trabalhar, e só depois de alguns dias recebia a carteira de trabalho com o registro. Agora, a transmissão da informação do novo colaborador tem que ser enviada até o momento da admissão.

Os empresários já estão preparados para implementar estas mudanças?

Primeiro seria necessário que o governo promovesse uma grande divulgação sobre estas mudanças. Eu não vi nenhum dos entes relacionados ao projeto avisando sobre a entrada em vigor do novo sistema. Por este motivo, a divulgação desta informação está virando uma obrigação dos contadores e das entidades. Além disso, num primeiro momento, a mudança será muito burocrática e trabalhosa para os empresários, porque vai obrigar alterações no módulo de operação de processos e procedimentos dos envios das informações. E toda mudança traz resistências, principalmente nos primeiros anos. Quando estas mudanças passarem a ser feitas de forma automática, eles perceberão a simplificação deste processo, que, no final, irá desobrigar a entrega de 15 obrigações acessórias. Neste momento, o empresário perceberá que a mudança é benéfica e torna a vida dele mais fácil e simples ao lidar com todas essas informações.

Para os contadores, a mudança promovida pelo eSocial também é benéfica?

Nós somos totalmente a favor deste projeto, tanto que nós o apoiamos desde o início. Tudo aquilo que traz transparência, simplificação e desobrigação de obrigações acessórias são as nossas bandeiras. Só não concordamos com este faseamento que foi criado de forma abrupta para a implementação do eSocial, com todas as empresas entrando praticamente ao mesmo tempo. O que seria interessante é fazer mais pausadamente esta inserção. Um bom exemplo sobre isso foi a implementação da nota fiscal eletrônica. Naquele momento, o processo foi feito ao longo de vários anos, pelo final do CNPJ, que no total são dez. Já o eSocial está incluindo no programa todos os empregadores deste país, que são muito mais do que a quantidade de pessoas que emitem nota fiscal, de uma vez só. Seria mais seguro e mais tranquilo, para as empresas de contabilidade e para os empregadores, se esta implementação fosse realizada com mais divisão e de mais longo prazo, e não da forma como está sendo feita agora.

Com o eSocial, a quais inconsistências as empresas precisam estar atentas?

Na verdade, o eSocial não criou nenhuma penalidade. Todas as formas de autuações que podem ser aplicadas são decorrências das exigências que já estavam previstas em lei. Por exemplo, não foi criada nenhuma multa por não envio de informações de admissão, porque já existia uma multa por empregado sem registro; não foi criada multa para quem não transmitir as informações de acidente de trabalho, já existia uma penalidade para isso. O importante é que o empreendedor fique muito atento a sua base de dados, com as informações que estão contidas no seu sistema. Isto é importante porque 80% do eSocial é tecnologia; é computador conversando com computador. Como tem pouca interferência manual neste processo, a base de dados tem que ser totalmente compatível e saneada. Inconsistências como nome do empregado diferente do PIS, do RG, do CPF são grandes problemas que estamos encontrando. Neste ponto, cabe ressaltar a atenção que os trabalhadores devem ter com seus documentos. Por exemplo, há mulheres casadas que possuem parte de sua documentação com o nome de solteira e outra, com o nome de casada. É ela quem deve se atentar a isso e procurar organizar seus documentos. Isto é importante porque, daqui um tempo, pode contribuir para que pessoas tenham dificuldade de conseguir emprego, pois se o empregador inserir dados errados no sistema, será ele quem terá de investir tempo para organizar a documentação, e ainda poderá ser multado por isso, pois, se houver atrasos no envio de documentos de novos funcionários, o empresário pode ter dificuldade para emitir alguma obrigação que ele tenha que enviar ao programa.

O sistema do eSocial não corre o risco de ficar sobrecarregado com o envio de tantas informações ao mesmo tempo?

Isso é uma das grandes preocupações que nós temos. Para os envios das obrigações do Grupo 1 (empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões) há relatos de empresas de TI e dos próprios contribuintes deste grupo de variações na velocidade do sistema. De forma geral e normal, o envio das informações e o recebimento dos arquivos deveriam ocorrer em questão de segundos, mas eles estão demorando horas para receber estas confirmações. Estamos detectando picos de performance. O preocupante é que isto acontece em um período em que só as empresas do Grupo 1, que contabilizam pouco mais de cem mil empresas, estão enviando suas informações ao sistema. Vale o alerta para a entrega das obrigações a partir deste mês, quando as empresas do Grupo 2, que somam cerca de quatro milhões, também iniciam seu cronograma de entregas no eSocial. Isso nos preocupa muito, principalmente pelo fato de o envio das obrigações coincidir com o período de entrega das informações da folha de pagamento.

Todas estas mudanças envolvem processos dos departamentos de RH. O eSocial pode aumentar a produtividade deste setor? Como os contadores podem colaborar neste processo?

Num primeiro momento haverá grandes dificuldades para os departamentos de RH das empresas. Mas, quando todas as inconsistências nos dados dos trabalhadores estiverem sanadas, a tendência é facilitar muito os processos e tornar mais fluida as informações no RH. Tudo tem que estar baseado no cadastro do trabalhador. Mas, há ainda um grande ponto de atenção. A partir de 2019, o eSocial também abrangerá as questões de medicina e segurança do trabalho. Para cumprir todas essas exigências, as empresas terão de contratar serviço terceirizado, principalmente as de menores porte, que não têm condições de abrigar em seus quadros profissionais como médicos e arquitetos. E esta é a realidade da maioria dos empregadores. Ouso dizer que não há empresas terceirizadas suficientes no mercado hoje para atender toda esta demanda.

Pensando pelo lado do trabalhador, a criação deste grande banco de dados também irá facilitar a concessão de benefícios?

Vai ficar muito mais fácil e ágil a questão dos benefícios, porque todas as informações já estarão num banco de dados e esta liberação será muito mais rápida.